MẪU EMAIL BÁO GIÁ BẰNG TIẾNG ANH

Trang chủ » GIẬT 3 TẦNG QUÀ - IN DẤU TIẾNG ANH

Báo giá là một thuật ngữ phổ biến trong ngành bán hàng của các công ty xuất khẩu. Trong bài viết sau, NativeX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ý nghĩa, cách viết và mẫu email báo giá bằng tiếng Anh chuẩn nhất. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu nhé!

Thư/email báo giá là gì?

Thư báo giá (quốc tế thường được gọi là “quotation” hay “quote”) là một loại văn bản chính thức được gửi từ một tổ chức hoặc doanh nghiệp đến một đối tác hoặc khách hàng, thông báo về giá cả và điều kiện của một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Thông thường, thư báo giá chứa đựng các thông tin như giá bán, các chi phí liên quan, điều kiện thanh toán, và một mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp.

Thư báo giá thường đi kèm với sự chuyên nghiệp và được soạn thảo cẩn thận để tạo ra ấn tượng tích cực và tăng cơ hội ký kết hợp đồng. Thông thường, thư báo giá được gửi qua email để tiết kiệm thời gian và thuận tiện trong việc giao tiếp kinh doanh.

Cấu trúc của một email báo giá bằng tiếng Anh

→ Salutation & Greeting - Chào hỏi

Đây là phần mở đầu quan trọng trong một email báo giá, và nó thường mang tính chuyên nghiệp và lịch sự.

• Chọn lựa một lời chào hỏi phù hợp với mức độ quan hệ và môi trường kinh doanh. “Dear” thường được sử dụng trong các tình huống chính thức.
• Nếu có thể, hãy sử dụng tên của đối tác hoặc khách hàng để làm cho email trở nên cá nhân hóa hơn.

→ Opening comment - Hỏi thăm

Phần này là cơ hội để bạn thể hiện sự quan tâm và tạo ra một không khí tích cực trong email của mình.

• Bắt đầu bằng một lời chào hỏi thăm.
• Nếu có thể, thêm một lời chào hỏi cá nhân hóa.

→ Introduction - Lý do viết email

Trong một email báo giá, phần này giúp định rõ lý do bạn liên hệ với đối tác hoặc khách hàng.

• Nêu rõ mục tiêu chính của email, có thể là cung cấp thông tin, mời hợp tác, hoặc thực hiện một bước tiếp theo.
• Nếu có thể, tạo liên kết giữa sản phẩm/dịch vụ của bạn và nhu cầu cụ thể của khách hàng.

→ Main point - Nội dung chính

Đây chính là nơi bạn trình bày chi tiết về sản phẩm, dịch vụ, giá cả và các điều kiện liên quan. Dưới đây là chi tiết cho phần này:

Thông tin giá cả:

• Cho biết rõ liệu giá cả bạn đang cung cấp là giá gộp (gross) hay giá net. Giải thích sự khác biệt giữa chúng để người đọc hiểu rõ hơn về cách tính toán.
• Cho biết thời gian mà bảng giá hiện tại có hiệu lực để khách hàng biết được thời điểm giá có thể thay đổi.

Vận chuyển và bảo hiểm:

• Cho biết loại dịch vụ vận chuyển và bảo hiểm bạn đang cung cấp. Mô tả các lựa chọn và ưu điểm của từng loại.
• Nếu có chính sách bảo hiểm cụ thể, mô tả chi tiết về các điều khoản và điều kiện. Đảm bảo đặc biệt chú ý đến phạm vi bảo hiểm.

Chương trình giảm giá (Discount):

• Nêu rõ về bất kỳ chương trình giảm giá hoặc chiết khấu nào áp dụng.
• Mô tả điều kiện và cách tính chiết khấu (nếu có).

Điều kiện thanh toán:

• Mô tả chi tiết về các điều kiện thanh toán, bao gồm thời hạn và phương thức thanh toán.
• Nếu có chính sách đổi/trả, mô tả chi tiết về điều kiện và quy định.

Thời gian giao hàng:

• Cung cấp thông tin về thời gian giao hàng dự kiến.
• Nếu có các tùy chọn giao hàng hoặc ưu tiên, đưa ra chi tiết.

→ Concluding sentence - Kết thúc email

Đây là phần để tóm tắt một cách tích cực và mở cửa cho bất kỳ hành động tiếp theo nào mà đối tác/khách hàng có thể muốn thực hiện, Dưới đây là một số cấu trúc chi tiết cho phần này:

• Tóm tắt ngắn gọn về nội dung chính của email.
• Mời đối tác/khách hàng đưa ra ý kiến hoặc hỏi thêm thông tin nếu cần thiết.
• Bày tỏ sự sẵn sàng hỗ trợ thêm nếu đối tác/khách hàng cần thêm thông tin.
• Một lời mời cuối cùng để khuyến khích đối tác/khách hàng tiếp tục hợp tác.

→ Signing off - Ký tên

• Trong một email báo giá, việc kết thúc có thể phụ thuộc vào mức độ chuyên nghiệp và quan hệ với người nhận.

Một số thuật ngữ từ thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

Khi viết thư báo giá, sẽ có một số thuật ngữ liên quan đến giá cả, điều kiện giao dịch và các yếu tố khác mà bạn nên biết. Dưới đây là một số thuật ngữ quan trọng:

• Gross price: Giá bán gộp, bao gồm tất cả các chi phí như vận chuyển, bảo hiểm, thuế VAT và phí dịch vụ.
• Net price: Giá bán ròng, là giá thực tế của sản phẩm hoặc dịch vụ mà không tính các chi phí khác như vận chuyển hay thuế.
• Discount: Chiết khấu, giảm giá từ giá gốc. Có thể được tính dựa trên một số tiêu chí như số lượng đặt hàng lớn, thanh toán nhanh, và các ưu đãi khác.
• Terms and Conditions: Điều kiện và điều khoản giao dịch, bao gồm các quy tắc về thanh toán, vận chuyển, bảo hiểm, và các điều kiện khác.
• Payment terms: Điều kiện thanh toán, bao gồm các thông tin về thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, và các điều kiện khác liên quan đến việc thanh toán.
• Lead time: Thời gian sản xuất hoặc chuẩn bị trước khi sản phẩm hoặc dịch vụ có sẵn để giao hàng.
• FOB (Free On Board): Một điều khoản giao dịch quốc tế chỉ định người nào chịu trách nhiệm và chi phí vận chuyển.
• Validity period: Thời gian hiệu lực của báo giá, giúp khách hàng biết khi nào giá có thể thay đổi.
• Minimum order quantity (MOQ): Số lượng đặt hàng tối thiểu để có được giá ưu đãi hoặc để đơn đặt hàng được chấp nhận.
• Quotation reference: Mã tham chiếu của báo giá, giúp việc theo dõi và xác định dễ dàng hơn.

Hướng dẫn chi tiết cách viết email gửi đối tác bằng tiếng Anh

→ Chào hỏi

Dear [Tên người nhận],

• Nếu bạn biết tên của người nhận, hãy sử dụng “Dear [Tên]“.
• Nếu không, bạn có thể sử dụng các lời chào như “Dear Customer,” hoặc “Dear [Tên công ty],“.

→ Mở đầu email bằng lời thăm hỏi

Bạn có thể bắt đầu bằng một câu hỏi nhỏ hoặc lời chào mừng ngắn để làm cho email trở nên gần gũi hơn như:

• I trust this email finds you well. (Tôi hy vọng bạn sẽ nhận email này trong tình trạng tích cực.)
• How are things on your end? (Mọi thứ trên phía bạn như thế nào?)
• I hope you are having a great day. (Tôi hy vọng bạn có một ngày tốt lành.)

→ Lý do viết email

Trong phần này, giới thiệu ngắn gọn về lý do bạn viết email. Ví dụ:

• I am writing to provide you with information about our latest product/service. (Tôi viết để cung cấp thông tin về sản phẩm/dịch vụ mới nhất của chúng tôi.)
• I am pleased to present our detailed quotation for the [tên sản phẩm/dịch vụ]. (Tôi rất vui được giới thiệu bảng báo giá chi tiết cho [tên sản phẩm/dịch vụ].)
• We are reaching out to offer our competitive pricing for the [tên sản phẩm/dịch vụ]. (Chúng tôi liên lạc để đề xuất giá cạnh tranh cho [tên sản phẩm/dịch vụ].)

→ Nội dung chính

# Price - Mức giá

• Our prices are presented as net prices, excluding any additional taxes. Allow me to explain the distinction between gross and net prices. (Giá cả của chúng tôi được thể hiện dưới dạng giá net, không bao gồm bất kỳ loại thuế bổ sung nào. Cho phép tôi giải thích sự khác biệt giữa giá gộp và giá net.)

• The current price list will be valid from [date] to [date]. After this time, there may be price adjustments based on market factors and business conditions. (Bảng giá hiện tại sẽ có hiệu lực từ ngày [ngày] đến ngày [ngày]. Sau thời gian này, có thể có các điều chỉnh giá cả dựa trên các yếu tố thị trường và điều kiện kinh doanh.)

# Transport and insurance costs - Phí vận chuyển, bảo hiểm

• The total cost includes transportation and insurance fees. (Tổng chi phí bao gồm phí vận chuyển và bảo hiểm.)
• Transportation costs are estimated at [amount] and cover the delivery of goods to the specified destination. (Chi phí vận chuyển được ước tính là [số tiền] và bao gồm việc giao hàng đến địa điểm cụ thể.)
• Insurance costs, amounting to [percentage/amount], ensure the protection of goods during transit. (Chi phí bảo hiểm, có giá trị là [phần trăm/số tiền], đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.)
• The transportation cost is calculated based on [specified criteria], while insurance costs are determined by [insurance coverage details]. (Chi phí vận chuyển được tính dựa trên [tiêu chí cụ thể], trong khi chi phí bảo hiểm được xác định theo [chi tiết phạm vi bảo hiểm])

# Discount - Chương trình giảm giá, chiết khấu

Bạn có thể sử dụng một số mẫu câu sau cho chương trình giảm giá, chiết khấu của thư báo giá, điều chỉnh tùy thuộc vào loại chiết khấu cụ thể:

• An exclusive discount is applicable should you choose to make a cash payment within the [specified time] period. (Giảm giá độc quyền sẽ được áp dụng nếu bạn chọn thanh toán bằng tiền mặt trong khoảng thời gian [thời gian cụ thể].)
• We offer quantity discounts for large orders, with reduced prices based on the quantity of products ordered. (Chúng tôi cung cấp chiết khấu số lượng cho đơn đặt hàng lớn, với giá giảm dựa trên số lượng sản phẩm được đặt hàng.)
• Special discounts for company employees and distribution channel members are part of our discount program. (Giảm giá đặc biệt dành cho nhân viên công ty và các thành viên kênh phân phối là một phần của chương trình giảm giá của chúng tôi.)
• Take advantage of our seasonal discounts during [specified seasons/festivals/events] for additional savings on your purchases. (Hãy tận dụng chiết khấu theo mùa trong [các mùa cụ thể/lễ hội/sự kiện] để tiết kiệm thêm cho các đơn đặt hàng của bạn.)

# Method of payment - Phương thức thanh toán

• We offer a variety of payment methods to suit your convenience. (Chúng tôi cung cấp nhiều phương thức thanh toán để phù hợp với sự thuận tiện của bạn.)
• Accepted payment methods include credit/debit cards, bank transfers, and PayPal. (Các phương thức thanh toán được chấp nhận bao gồm thẻ tín dụng/ghi nợ, chuyển khoản ngân hàng và PayPal.)
• Payments are due within [specified time frame] from the date of the invoice. (Thanh toán phải được thực hiện trong vòng [khoảng thời gian cụ thể] kể từ ngày xuất hóa đơn.)
• Please be aware that a [percentage/amount] processing fee is applicable for credit card payments. Our complete payment policy is outlined in the attached document. (Xin lưu ý rằng có áp dụng một khoản phí xử lý là [phần trăm/số tiền] đối với thanh toán bằng thẻ tín dụng. Chính sách thanh toán đầy đủ được mô tả trong tài liệu đính kèm.)
• In addition to traditional methods, we also offer alternative payment options such as [list of alternative methods]. (Ngoài các phương thức truyền thống, chúng tôi cũng cung cấp các lựa chọn thanh toán thay thế như [danh sách các phương thức thay thế].)

# Delivery date - Thời gian giao hàng

• The estimated delivery date for your order is [date]. (Ngày dự kiến giao hàng cho đơn hàng của bạn là [ngày].)
• We aim to deliver your order within [specified time frame] from the date of payment confirmation. (Chúng tôi đặt mục tiêu giao hàng cho đơn hàng của bạn trong vòng [khoảng thời gian cụ thể] kể từ ngày xác nhận thanh toán.)
• For international orders, please note that the delivery date may vary based on customs clearance and shipping regulations. (Đối với các đơn đặt hàng quốc tế, xin lưu ý rằng thời gian giao hàng có thể thay đổi tùy thuộc vào thủ tục hải quan và quy định vận chuyển.)

→ Kết thúc email

• Thank you for considering our quotation. We look forward to the opportunity to serve you and appreciate your business. (Cảm ơn bạn đã xem xét báo giá của chúng tôi. Chúng tôi mong được phục vụ bạn và trân trọng sự hợp tác của bạn.)
• Should you have any further questions or require additional information, please feel free to contact us. We are at your disposal and eager to assist. (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn.)
• We appreciate your time and consideration. Looking forward to the possibility of working together, and thank you for the opportunity. (Chúng tôi trân trọng thời gian và sự xem xét của bạn. Mong có cơ hội được hợp tác và cảm ơn bạn đã tin tưởng.)

→ Ký tên

• Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam, hoặc To Whom It May Concern: Dùng “Yours faithfully,”

• Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear [Tên người nhận,]: Dùng “Yours sincerely,”
• Ngoài ra, có thể dùng các từ như: Sincerely, Best regards, Kind regards, Best wishes, Warm regards,…

Một số lưu ý khi viết email báo giá

Việc viết email báo giá đòi hỏi sự chuyên nghiệp và rõ ràng để gửi thông điệp một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi viết email báo giá:

• Giới thiệu bản thân hoặc công ty: Nếu người nhận không quen biết bạn hoặc công ty của bạn, hãy đính kèm một đoạn giới thiệu ngắn về bản thân hoặc công ty để tạo sự tin tưởng.
• Mục đích của báo giá: Rõ ràng mô tả lý do bạn đang gửi báo giá. Có thể là phản hồi từ yêu cầu báo giá trước đó hoặc đơn đặt hàng mới.
• Mô tả sản phẩm/dịch vụ: Mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ bạn đang báo giá. Điều này bao gồm các đặc tính kỹ thuật, ưu điểm và lợi ích.
• Thông tin giá cả: Liệt kê rõ ràng giá cả của từng mục, chi tiết các chi phí phụ thuộc, và thời gian hiệu lực của báo giá nếu có.
• Chữ ký: Kết thúc email bằng chữ ký chính xác, bao gồm tên, vị trí công việc, và thông tin liên hệ.
• Chăm sóc khách hàng: Cho biết bạn sẵn lòng hỗ trợ nếu có bất kỳ vấn đề nào xuất hiện và làm thế nào họ có thể liên hệ với bạn.
• Đính kèm tệp đính kèm: Nếu có bất kỳ tài liệu hoặc hồ sơ nào quan trọng, đính kèm chúng vào email để người nhận có thể xem lại.

Lưu ý rằng việc làm email báo giá cần sự linh hoạt để phản ánh đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và khách hàng. Đồng thời, hãy kiểm tra ngữ pháp và chính tả để đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Một số mẫu email báo giá chuẩn nhất

Báo giá bàn ăn cho trường học

Dear Ms. Lan,

I hope this email finds you well. I am writing on behalf of Sen Vang company to provide you with a quotation for dining tables suitable for your school.

Below is the breakdown of the prices for the dining tables:

Model A - Wooden Dining Table

• Quantity: 10
• Price per unit: 150.000 dong
• Total: 1.500.000 dong

Model B - Plastic Dining Table

• Quantity: 15
• Price per unit: 100.000 dong
• Total: 1.500.000 dong

Model C - Steel Frame Dining Table

• Quantity: 5
• Price per unit: 200.000 dong
• Total: 1.000.000 dong

Please note that these prices are exclusive of any additional taxes or shipping charges. We offer bulk purchase discounts for orders exceeding 30 units.

The delivery time for these tables is approximately 4-6 weeks from the date of order confirmation. Additionally, we provide warranty coverage for manufacturing defects for a period of 12 months.

Feel free to reach out if you have any further inquiries or require customization options. We would be more than happy to assist you in fulfilling your school’s requirements.

Thank you for considering Sen Vang. We look forward to the possibility of working with your esteemed institution.

Yours sincerely,

Ms.Lien

Dịch nghĩa:

Kính gửi Lan,

Rất mong email này đến với bạn trong tình hình tốt đẹp. Tôi viết thay mặt cho công ty Sen Vàng để cung cấp báo giá cho các loại bàn ăn phù hợp cho trường học của bạn.

Dưới đây là phân tích giá cả cho các loại bàn ăn:

Mẫu A - Bàn ăn gỗ

• Số lượng: 10
• Giá mỗi đơn vị: 150,000 đồng
• Tổng: 1,500,000 đồng

Mẫu B - Bàn ăn nhựa

• Số lượng: 15
• Giá mỗi đơn vị: 100,000 đồng
• Tổng: 1,500,000 đồng

Mẫu C - Bàn ăn khung thép

• Số lượng: 5
• Giá mỗi đơn vị: 200,000 đồng
• Tổng: 1,000,000 đồng

Xin lưu ý rằng các giá trên chưa bao gồm bất kỳ loại thuế hoặc chi phí vận chuyển nào thêm. Chúng tôi cung cấp chiết khấu mua số lượng lớn cho các đơn đặt hàng vượt quá 30 sản phẩm.

Thời gian giao hàng cho các bàn này là khoảng 4-6 tuần kể từ ngày xác nhận đơn đặt hàng. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp bảo hành cho các lỗi sản xuất trong vòng 12 tháng.

Hãy liên hệ nếu bạn cần thêm thông tin hoặc yêu cầu tùy chỉnh. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ để đáp ứng nhu cầu của trường học quý báu.

Cảm ơn bạn đã xem xét Sen Vàng. Chúng tôi mong muốn có cơ hội được làm việc với tổ chức của bạn.

Trân trọng,

Lien,

Mẫu email báo giá quần áo số lượng lớn

Dear Mr. Hung,

I trust this message finds you well. I am writing to provide you with a detailed quotation for the bulk order of clothing items as per your request.

Kindly find below the pricing structure for the specified quantities:

T-shirts:

• Basic T-shirts: $8 each (for orders over 500 units)
• Premium T-shirts: $12 each (for orders over 500 units)

Jackets:

• Light jackets: $20 each (for orders over 200 units)
• Winter jackets: $35 each (for orders over 200 units)

Pants:

• Jeans: $18 each (for orders over 300 units)
• Dress pants: $25 each (for orders over 300 units)

These prices are reflective of a bulk order discount and are exclusive of taxes and shipping costs. We can also accommodate further customization requests or alterations based on your specific needs.

We understand the importance of timely delivery and quality assurance for large orders. Rest assured, our team is committed to ensuring a smooth and efficient process for your order.

If you require any additional information or have specific customization requests, please feel free to reach out to us. We aim to provide the best products and services tailored to your requirements.

Thank you for considering Hoang Thang company for your bulk clothing order. We eagerly anticipate the possibility of working with you on this endeavor.

Yours sincerely,

Ms. Lam

Dịch nghĩa:

Kính gửi [Tên hoặc Tên công ty],

Tôi hy vọng email này đến được với bạn trong tình trạng tốt đẹp. Tôi viết để cung cấp thông tin chi tiết về báo giá cho đơn hàng số lượng lớn quần áo như yêu cầu của bạn.

Vui lòng xem bên dưới cấu trúc giá cho số lượng đã chỉ định:

Áo thun:

• Áo thun cơ bản: $8 mỗi cái (cho đơn hàng trên 500 sản phẩm)
• Áo thun cao cấp: $12 mỗi cái (cho đơn hàng trên 500 sản phẩm)

Áo khoác:

• Áo khoác nhẹ: $20 mỗi cái (cho đơn hàng trên 200 sản phẩm)
• Áo khoác mùa đông: $35 mỗi cái (cho đơn hàng trên 200 sản phẩm)

Quần:

• Quần jeans: $18 mỗi cái (cho đơn hàng trên 300 sản phẩm)
• Quần tây: $25 mỗi cái (cho đơn hàng trên 300 sản phẩm)

Những mức giá này đã được tính dựa trên việc đặt hàng số lượng lớn và không bao gồm thuế và phí vận chuyển. Chúng tôi cũng có thể đáp ứng các yêu cầu tùy chỉnh hoặc điều chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của bạn.

Chúng tôi hiểu rằng việc giao hàng đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng là rất quan trọng đối với các đơn hàng lớn. Hãy yên tâm, đội ngũ của chúng tôi cam kết đảm bảo quy trình đặt hàng của bạn diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.

Nếu bạn cần thông tin bổ sung hoặc có yêu cầu tùy chỉnh cụ thể, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi mong muốn cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất phù hợp với yêu cầu của bạn.

Cảm ơn bạn đã xem xét Hoàng Thắng cho đơn hàng số lượng lớn của bạn. Chúng tôi rất mong chờ có cơ hội hợp tác với bạn trong công việc này.

Trân trọng,

Ms. Lam

Với những thông tin trên đây, chúng ta đã nắm bắt được cách viết thư báo giá bằng tiếng Anh. Rất hy vọng rằng bạn sẽ có kiến thức tổng quan hơn về mẫu email báo giá bằng tiếng Anh. NativeX chúc bạn thành công và luôn nỗ lực trong công việc cũng như cuộc sống!

Tác giả: NativeX