Bảng: Là một đối tượng của Access gồm các cột và các hàng để chứa dữ liệu mà người dùng cần khai thác.
Hình 1. Bảng danh sách các khách hàng
- Trường (field): Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của chủ thể cần quản lí
- Bản ghi (record): Mỗi bản ghi là một hàng bao gồm dự liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí
- Kiểu dữ liệu (Data Type): Là kiểu dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu
Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access:
Kiểu dữ liệuMô tảKích thước lưu trữ Text Dữ liệu kiểu văn bản gồn các kí tự 0 - 255 kí tự Number Dữ liệu kiểu số 1,2,3,4 hoặc 8 byte Date/Time Dữ liệu kiểu ngày giờ 8 byte Currency Dữ liệu kiểu tiền tệ 8 byte Autonumber Dữ liệu kiểu số đếm, tăng tự động cho bản ghi mới và thường có bước tăng là 1 4 hoặc 16 byte Yes/no Dữ liệu kiểu boolean (lôgic) 1 bit Memo Dữ liệu kiểu văn bản 0 - 65536 kí tựBảng 1. Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access
1.2. Tạo và sửa cấu trúc bảng
a. Tạo cấu trúc bảng
Bước 1. Chọn đối tượng Table -> nháy đúp Create Table in Design view
Hình 2. Tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế
Bước 2. Nhập các thông số:
- Tên trường vào cột Field Name;
- Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type;
- Mô tả nội dung trường trong cột Description (không bắt buộc);
- Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.
Hình 3. Cửa sổ cấu trúc bảng
Hình 4. Chọn dữ liệu cho một trường
Một số tính chất thường dùng của trường:
Field size: Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu của trường kiểu text, number, autonumber;
Format: Quy định cách hiển thị và in dữ liệu;
Default value: Xác định giá trị ngầm định đưa vào khi tạo bản ghi mới;
Thay đổi tính chất của một trường: Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường. Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties.
Bước 3. Chỉ định khóa chính (Primary key)
- Khóa chính: là một hay nhiều trường mà giá trị của chúng xác định duy nhất mỗi hàng trong bảng
- Các thao tác thực hiện:
- Chọn trường làm khóa chính;
- Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit chọn Primary key trong bảng chọn Edit;
- Access hiển thị ký hiệu chiếc chìa khoá ở bên trái trường được chọn để cho biết trường đó được chỉ định làm khoá chính.
Lưu ý:
Nếu không chỉ định khóa chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính có tên ID với kiểu AutoNumber
Access không cho phép nhập giá trị trùng hoặc để trống giá trị trong trường khóa chính
Bước 4. Lưu cấu trúc của bảng
- Chọn File chọn Save hoặc nháy chọn nút lệnh
- Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As
- Nháy nút OK hoặc ấn phím Enter
b. Thay đổi cấu trúc của bảng
- Thay đổi thứ tự các trường:
- Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ
- Xuất hiện hình nằm ngang trên trường đã chọn
- Rời chuột đến vị trớ mới, thả chuột
- Thêm trường:
- Trỏ chuột vào trường đó chọn
- Kích phím phải chuột chọn Insert Rows
- Xóa trường:
- Chọn trường muốn xóa
- Kích phải chuột/Delete Rows
- Thay đổi khoá chính:
- Chọn trường muốn hủy khóa chính
- Kích vào biểu tượng
c. Xoá và đổi tên bảng
- Xóa bảng:
- Trong cửa sổ CSDL, kích phải chuột vào bảng muốn xóa, chọn lệnh Delete/ chọn Yes để khẳng định muốn xóa
- Đổi tên bảng:
- Kích phải chuột vào bảng muốn đổi tên
- Chọn lệnh Rename
- Nhập vào tên mới và Enter