Hướng dẫn 8 bước lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả

Trang bị kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là điều cần thiết cho bất kì ai có mong muốn xây dựng được một lộ trình làm việc rõ ràng và suôn sẻ. Bởi lợi ích mang lại khi có một bản kế hoạch công việc chi tiết là rất đáng kể. Vậy có những phương pháp nào giúp bạn lập kế hoạch và quản lý công việc được hiệu quả hơn? Đọc bài viết này để có câu trả lời cho chính mình nhé!

Hướng dẫn 8 bước lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng dựa vào mục tiêu đã được xác định để từ đó xây dựng quy trình và phương pháp làm việc hiệu quả trong khoảng thời gian nhất định.

Một bảng kế hoạch công việc hiệu quả là khi nó được bạn thực hiện thành công các nhiệm vụ đã đề ra, cụ thể như:

Tại sao doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch?

Xem ngay: Các bước lập kế hoạch hành động từ A-Z

Quy trình 8 bước lập kế hoạch hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu công việc cần làm

Khi lên kế hoạch, cần xem xét và liệt kê tất cả các mục tiêu công việc mà bạn có thể phải thực hiện. Việc này giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ và đảm bảo không bỏ sót công việc quan trọng, tránh được tình trạng quá tải hay trùng lặp hạng mục trong quá trình thực hiện.

Bước 2: Liệt kê những công việc phải làm theo ngày/tuần/tháng/năm

Hướng dẫn 8 bước lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả
Liệt kê danh sách chi tiết công việc để thực hiện

Việc xây dựng kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp đạt được tối ưu hiệu quả nếu bạn cụ thể hóa thời gian từ dài hạn đến các mốc nhỏ hơn.

Đối với các kế hoạch dài hạn, kế hoạch sẽ mang tính bao hàm, tổng thể theo năm/ tháng. Khi đó, bạn sẽ xác định mục tiêu lớn và kế hoạch dài hạn thời gian tới. Sau đó, kế hoạch phân nhỏ theo tuần/ tháng là những công việc chi tiết, ưu tiên thực hiện trong ngày.

Bước 3: Phân loại công việc chi tiết, cụ thể

Khi xây dựng bản kế hoạch, cần phân loại được 4 loại công việc thường xuất hiện như:

Bước 4: Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc

Từ 4 nhóm công việc đã thiết lập trước đó, tiến hành sắp xếp công việc dựa trên mức độ ưu tiên từ cao đến thấp một cách hợp lý. Đây là một nhiệm vụ tất yếu để tạo ra sự ảnh hưởng của kỹ năng lập kế hoạch. Việc ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng và đạt được hiệu quả tốt nhất trong quá trình thực hiện.

Bước 5: Xác định thời gian dự kiến hoàn thành

Bằng cách ước tính thời gian cho từng công việc, xác định các ràng buộc thời gian và tính toán tổng thời gian dự kiến, chúng ta có thể đảm bảo kế hoạch hợp lý và khả thi. Điều này giúp chúng ta dễ dàng đánh giá tiến độ và thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Bước 6: Tập trung thực hiện kế hoạch

Hướng dẫn 8 bước lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả
Thực hiệc kế hoạch theo lịch trình cụ thể

Khi đã có kế hoạch rõ ràng, việc chú trọng vào từng công việc theo lịch trình là cần thiết. Để áp dụng được các kỹ năng lập kế hoạch, bạn cần có sự tập trung, tránh phân tâm và xa lánh những yếu tố phá rối. Đồng thời, việc theo dõi tiến độ và thực hiện điều chỉnh linh hoạt nếu cần thiết cũng giúp giữ đúng kế hoạch ban đầu.

Bước 7: Linh hoạt trong việc thực hiện

Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch là khả năng thích nghi và điều chỉnh linh động khi có sự thay đổi hoặc tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện công việc. Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả giúp cho người thực hiện kế hoạch có khả năng điều chỉnh và thay đổi phương án một cách hợp lý mà không ảnh hưởng quá nhiều đến mục tiêu chính và tiến độ công việc.

Bước 8: Kiểm tra thực hiện kế hoạch

Xem xét xem công việc đã tiến hành đến đâu so với kế hoạch ban đầu. Dựa trên kết quả kiểm tra và đánh giá, đưa ra các điều chỉnh và cải tiến cần thiết cho kế hoạch. Điều này giúp bạn cải thiện hiệu quả thực hiện và đạt được mục tiêu đề ra.

Để lập kế hoạch công việc hiệu quả, bạn có thể tìm hiểu 4 phương pháp lập kế hoạch chúng tôi gợi ý dưới đây:

  1. Phương pháp theo sơ đồ PERT
  2. Phương pháp theo sơ đồ Gantt
  3. Phương pháp phân tích SWOT
  4. Phương pháp Kaizen

Lợi ích mang lại khi lập kế hoạch công việc hiệu quả

Lập kế hoạch là công việc mang lại nhiều ý nghĩa đối với cá nhân, ngoài việc tạo cho họ một quy trình chiến lược và phương pháp làm việc rõ ràng thì còn vô số lợi ích khác mà nó đem lại như:

Hướng dẫn 8 bước lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả
Lợi ích mang lại khi lập kế hoạch công việc hiệu quả

Xác định được việc quan trọng cần làm trước: Lập kế hoạch giúp xác định được danh sách công việc cần giải quyết, không phải tất cả các nhiệm vụ đều có mức độ quan trọng như nhau. Việc biết ưu tiên thứ tự các hạng mục giúp ta tập trung vào những công việc quan trọng và ưu tiên hoàn thành chúng trước. Điều này đảm bảo việc sử dụng thời gian làm việc hiệu quả, tránh rơi vào tình trạng công việc bị dồn dập một lúc, ảnh hưởng tới tiến độ công việc.

Biết sắp xếp và quản lý công việc: Công việc không được sắp xếp hợp lý khiến bạn dễ rơi vào tình trạng mơ hồ, không biết nên bắt đầu từ đâu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Khi có kỹ năng lập kế hoạch khoa học và hệ thống, bạn sẽ có một hệ thống trình tự với thời gian cụ thể, rõ ràng. Qua đó, giữ cho công việc luôn được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Dễ dàn kiểm tra và đánh giá tiến độ công việc: Dựa vào bảng kế hoạch, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra quy trình và tiến độ làm việc đang được hoàn thành tới đâu. Nếu phát hiện sự chậm trễ từ các bộ phận liên quan, bạn có thể ngay lập tức áp dụng biện pháp khắc phục, tránh tình trạng gián đoạn tiến trình công việc.

Phối hợp và tận dụng nguồn lực: Khi có kế hoạch công việc cụ thể, bạn sẽ tận dụng được tối đa nguồn lực có sẵn của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tăng cường khả năng đạt được mục tiêu với ít lãng phí tài nguyên hơn. Đóng góp tích cực vào thành công và hiệu quả trong công việc.

Quản lý thời gian hiệu quả: Kỹ năng lập kế hoạch làm việc giúp bạn chủ động hơn trong việc tối ưu hóa sử dụng thời gian làm việc. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng đối phó với các tình huống không lường trước.

Có động lực hoàn thành mục tiêu: Khi bạn biết ngày hôm đó bạn cần thực hiện những công việc gì? Thực hiện ra sao? Bạn sẽ có động lực hoàn thành mục tiêu nhờ việc có một bản kế hoạch làm việc cụ thể.

Xây dựng sự tương tác và đoàn kết trong đội ngũ nhân viên: Từ bản kế hoạch công việc được xây dựng chi tiết, các thành viên sẽ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình ở đâu. Điều đó tạo điều kiện cho sự phát triển kỹ năng làm việc nhóm, thúc đẩy lòng tin và tính đoàn kết trong đội ngũ.

Nâng cao khả năng xây dựng kế hoạch với mô hình (5W 1H 2C 5M)

Mô hình (5W 1H 2C 5M) là một công cụ hữu ích được ứng dụng khá phổ biến hiện nay. Đây là một phương pháp hướng dẫn chi tiết việc thu thập thông tin và xác định các yếu tố cần thiết trong quá trình lập kế hoạch. Dưới đây là ý nghĩa của các yếu tố trong mô hình này:

Hướng dẫn 8 bước lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả
Công thức 5W 1H 2C 5M

Xác định kế hoạch 5W1H:

Xây dựng phương pháp với 2C:

Xác định thành phần nguồn lực với 5M:

Cách cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch công việc

Định hướng xây dựng mục tiêu chung

Việc xác định mục tiêu chung giúp tạo nên một hướng đi rõ ràng và cụ thể trong khi lập kế hoạch cho đội nhóm. Mang lại giá trị cho kế hoạch bằng cách giúp bạn tập trung, định hình ưu tiên, và dễ dàng đo lường kết quả đạt được.

Lập danh sách công việc chi tiết

Hướng dẫn 8 bước lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả
Xây dựng mục tiêu giúp kế hoạch luôn đi đúng hướng

Sau khi có mục tiêu, bạn cần lập một danh sách để bao hàm tất cả các công việc cần phải giải quyết. Giá trị của việc lập danh sách là giúp bạn nhìn thấy toàn bộ phạm vi công việc, từ đó tăng cường tính minh bạch, hiểu rõ những yêu cầu và trách nhiệm của từng công việc. Giúp cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc.

Sử dụng công cụ, phần mềm chuyên dụng khi lên kế hoạch

Đừng chỉ ghi nhớ mọi thứ trong đầu, hãy để các công cụ chuyên dụng như giấy tờ hoặc phần mềm thực hiện điều đó giúp bạn. Những công cụ này không chỉ giúp bạn bao quát được một số lượng công việc khổng lồ, mà còn khiến cho việc quản lý hay chỉnh sửa cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Tham gia chương trình đào tạo

Hướng dẫn 8 bước lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả
Tham gia khóa học lập kế hoạch tại đơn vị uy tín PMS

Tham gia các chương trình đào tạo là một cách cải thiện kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả. Những khóa học này liên quan đến quản lý thời gian, lên kế hoạch và quản lý dự án. Giúp bạn tiếp cận các phương pháp mới, công cụ hiện đại, kinh nghiệm thực tiễn từ những chuyên gia.

Tham gia khóa học kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả tại Học Viện PMS giúp bạn nắm vững kiến thức chuyên môn để rèn luyện khả năng lập kế hoạch chi tiết và hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn có cơ hội học hỏi từ các chuyên gia - là những người thành công trong lĩnh vực này, giúp bạn đạt được sự thăng tiến trong công việc và sự nghiệp.

Các sai lầm cần tránh trong quá trình lập kế hoạch

Hướng dẫn 8 bước lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả
Cần phân bổ thời gian hợp lý khi lập kế hoạch

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về kỹ năng lập kế hoạch công việc cũng như vai trò quan trọng của nó trong cuộc sống và công việc. Để cải thiện kỹ năng này, hãy ghi nhớ các bước: định hướng mục tiêu, lập danh sách, áp dụng công cụ và phần mềm cùng tham gia các chương trình đào tạo để nâng cao và phát huy năng lực bản thân bạn nhé!

Link nội dung: https://getairvestal.com/huong-dan-8-buoc-lap-ke-hoach-cong-viec-don-gian-va-hieu-qua-a15234.html