3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Chia cột trong Excel là một thao tác đơn giản để tách dữ liệu ra hoặc chia thành các cột riêng biệt, theo các tiêu chí nhất định. Đây là một thao tác giúp bảng dữ liệu Excel của bạn trở nên gọn gàng, khoa học và logic hơn. Sau đây, Unica sẽ hướng dẫn 3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết. Cùng tìm hiểu ngay.

Lợi ích của việc chia cột trong Excel?

Chia cột trong Excel là một kỹ năng quan trọng, đem đến 3 lợi ích như là:

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Chia cột trong Excel giúp phân tích và thống kê dữ liệu dễ dàng hơn

Khi nào cần chia cột trong excel?

Bên cạnh những lợi ích nó mang lại, có một vài trường hợp mà người dùng cũng cần phải sử dụng đến tính năng chia cột trong Excel gồm:

Đây là trường hợp thường xuyên xảy ra trong khi nhập liệu trên Excel. Nó xảy ra khi các dữ liệu được xuất ra từ các file Word, Access,... chuyển sang Excel. Các chuỗi ký tự này sẽ được ngăn cách bởi các dấu như dấu phẩy, dấu gạch nối, dấu ngoặc đơn,... trông rất thẩm mỹ.

Đây là trường hợp mà bạn nhập các dữ liệu giống mã code, mã hàng hóa, mã nhân viên, mã khách hàng,... thì số lượng các ký tự sẽ bằng nhau. Đây là trường hợp hiếm xảy ra nhưng lại dễ dàng giải quyết bằng cách chia cột.

Hướng dẫn 3 cách chia cột trong excel chi tiết

Có nhiều cách để chia cột trong excel, nhưng ở bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ giới thiệu cho bạn 3 cách phổ biến và dễ áp dụng nhất là chia cột trong excel bằng Text to Columns, chia cột trong Excel bằng các công thức và tách ô thành nhiều hàng dựa vào dấu xuống dòng với mã VBA.

Cách chia cột trong Excel bằng Text to Columns

Tính năng Text to Columns có thể sử dụng để giải quyết trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi dấu câu, dấu phân tách:

Qua ví dụ dưới đây, Unica sẽ hướng dẫn các bước sử dụng Text to Columns để chia cột trong Excel:

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Ví dụ thông qua bảng dữ liệu sau

Các bước chia cột trong Excel:

Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu bạn muốn chia cột > bôi đen để chọn vùng dữ liệu đó.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Bôi đen vùng dữ liệu cần chia cột trong Excel

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Data > chọn tính năng Text to Columns.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Trên thanh công cụ chọn thẻ Data và chọn tính năng Text to Columns

Bước 3: Lúc này xuất hiện cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện ra. Trong đó:

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Xuất hiện cửa sổ Convert Text to Columns Wizard

Bước 4: Theo như dữ liệu của mình, chọn ô Delimited > ấn vào Next.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Chọn tích vào ô phù hợp với kiểu dữ liệu của mình

Bước 5: Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại mới là Delimiters để bạn chọn các điều kiện tách. Bạn có thể xem trước định dạng hiển thị ở mục Data Preview ở bên dưới.

Lưu ý các ý nghĩa của ký tự:

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Tích để chọn điều kiện chia cột trong hộp thoại Delimiters

Theo dữ liệu ở ví dụ trên, chúng ta sẽ chọn Other và điền dấu gạch ngang “-” vào ô tùy chỉnh.

Điền dấu "-" vào ô Other

Bước 6: Tiếp theo ở cột Column data format bạn dùng để điều chỉnh định dạng và ở phần Destination để điều chỉnh vị trí cột sẽ xuất hiện.

Trong đó:

Ở ví dụ này, Unica sẽ tích chọn General và tại mục Destination điền ô A1.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Tích chọn General và tại mục Destination điền ô A1

Bước 7: Sau khi đã cài đặt sau, bạn chọn Finish để chia cột trong Excel.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Ấn Finish để hoàn thành

Kiểm tra lại kết quả sau khi đã hoàn thành chia cột trong Excel.

>>> Xem thêm: Học tin học văn phòng chỉ từ 99K

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Kiểm tra lại kết quả

Cách chia cột trong Excel theo vị trí của ký tự

Với cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết được trường hợp dữ liệu quá dài với số lượng kỹ tự bằng nhau.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu dưới đây:

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Cho bảng dữ liệu

Yêu cầu: Tách dòng các mã ra thành từng cột khác nhau.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở 1 File Excel mới, trên thanh công cụ chọn thẻ Data > Chọn New Query.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Chọn New Query

Bước 2: Chọn tiếp From File, sau đó chọn From Workbook.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Chọn From Workbook để chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel

Bước 3: Trong cửa sổ Import Data, bạn chọn File cần chia cột, sau đó nhấn chọn Import.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Nhấn chọn Import

Bước 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu cần chia cột rồi nhấn Transform Data.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Chọn Sheet chứa dữ liệu cần chia cột

Bước 5: Tiếp tục nhấn vào Split Column, sau đó bạn chọn các điều kiện muốn chia cột Excel.

Trong đó:

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel

Bước 6: Chọn vào mục By Number Of Characters.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Chọn By Number Of Characters

Bước 7: Trong cửa sổ mới hiện lên, trong Split bạn tích chọn Repeatedly.

Ở phần Number of Characters bạn điền số 7.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Tích chọn Repeatedly

Bước 8: Tiếp tục chọn Advances Options trong của sổ mới rồi chọn kiểu dòng, cột sử dụng. Cuối cùng nhấn OK.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Chọn Advances Options và nhấn OK

Bước 9: Trong trường hợp dữ liệu chia không được như mong muốn, bạn có thể thực hiện thao tác xóa định dạng chia cột đã thực hiện ở phần Query Settings và thực hiện lại thao tác từ bước 1.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Thao tác xóa định dạng chia cột

Bước 10: Nhấn vào mũi tên tam giác trỏ xuống ở Close Load. Sau đó, bạn chọn Close & Load là đã hoàn thành xong cách chia cột trong bảng excel.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Hoàn thành xong cách chia cột trong bảng excel

>>> Tất cả đều có trong cuốn sách "HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO"

ĐĂNG KÝ MUA NGAY

Cách chia cột trong Excel bằng các công thức

Ngoài Text to Columns, bạn cũng có thể sử dụng các công thức trong excel để tách một ô hoặc một cột thành nhiều ô hoặc cột khác. Một số công thức hữu ích cho việc này là:

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu 2:

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Cho bảng dữ liệu

Yêu cầu: Dùng hàm để tách riêng cột Họ và Tên của từng người trong bảng dữ liệu 2.

Cách chia cột trong excel:

Bước 1: Ở ô B18, bạn nhập công thức =LEFT(A18;FIND(" ";A18)-1).

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Nhập công thức LEFT

Bước 2: Nhấn enter sẽ thu được kết quả là Trần.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Kết quả sau khi nhập công thức

Bước 3: Kéo chuột xuống các ô bên dưới sẽ thu được kết quả họ của những người xuất hiện trong bảng 2 như sau:

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Kéo chuột xuống các ô bên dưới

Bước 4: Nhập công thức =RIGHT(A18;LEN(A18)-FIND(" ";A18)) vào ô C18.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Nhập công thức vào ô C18

Bước 5: Nhấn enter, Excel sẽ trả về kết quả là Nguyễn Thành Chung.

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Kết quả trả về sau khi nhập công thức

Bước 6: Kéo thả chuột xuống phía dưới sẽ thu được bảng kết quả như sau:

3 Cách chia cột trong excel đơn giản kèm ví dụ chi tiết

Kéo chuột xuống các ô bên dưới

Kết luận

Như vậy, Unica đã chia sẻ cho bạn 3 Cách chia cột trong excel đơn giản, nhanh chóng và có vị dụ cụ thể. Hy vọng bài viết giúp bạn trong việc xử lý các dữ liệu trong excel.

Ngoài ra, Để nâng cao kỹ năng và cơ hội thăng tiến, Hãy tham khảo về Khóa học Excel của Unica ngay.

>>> Xem thêm:

Link nội dung: https://getairvestal.com/3-cach-chia-cot-trong-excel-don-gian-kem-vi-du-chi-tiet-a15478.html